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【办实事】OA系统提档升级 管理效能提质增速惠及师生

发布者:资讯中心发布时间:2021-11-26浏览次数:25


    武科大网讯 “学校新OA系统太方便了!原来签报一份合同至少要在洪山与青山校区之间来回跑两三趟,花四五天还不一定能办结。今天上午,竟然只用个把小时就把合同签报完成了!”洪山校区继续教育学院负责合同报签的老师开心地告诉同事。

    “老师,您好!您的科研项目审批直接通过OA系统线上操作,不需要专门从黄家湖校区送纸质版的材料和审批表到青山来。您按照审批流程一键提交,后面的事情大家帮您处理。”科发院负责科研项目审批的老师,在电话中向在黄家湖校区工作的老师们说明。

    一位在外地出差的教授与学校办公室工作人员沟通,“我在外地出差,有一份重要资料需要加盖学校印章,能否我本人通过OA系统提交相关资料,委托我的研究生代为办理?”“没有问题,您通过系统的手机端就可以上传资料,所有用印流程都可线上完成,您还可以随时查阅办理进度。”

    我校多校区办学,且三个校区之间距离较远,跨校区办事耗时耗力,效率低下,极为不便,是不少师生的“烦心事”。而学校的原OA办公系统已经运行十余年,功能单一,完全不能满足现代办公自动化的需求。

    校长倪红卫看在眼里、急在心里!“能否通过建设新OA系统,提高学校办公自动化水平和工作效率,提升内部治理能力和智慧化校园建设水平,让数据多跑路、教师少跑腿?”

    说干就干!倪红卫引导学校办公室,迅速牵头成立OA系统建设工作专班,全力快速推进OA系统提档升级,“一定要把好事办实、实事办好,真正为教职工解难事!”

    该工作专班先后调研省内外10余所高校OA系统的开发建设、推广使用情况,深入了解校内多个职能部门、学院及师生的使用需求,召集相关部门和人员进行了32次组会讨论、7次专题研究、4次内部测试。

    “在新OA系统建设的过程中,实现系统构建‘科学化’、运行管理‘规范化’、事务办理‘一键化’,解决师生办事过程中的痛点和难点!”最终,形成涵盖会议管理、议题管理、印章管理、外出管理、法务管理、公文管理、信访管理等7个核心板块、20余个应用项目的办公自动化OA系统,并同步开发了系统的手机端应用。

    系统建好了,师生会用、用好是关键!工作专班想尽办法制作了多版本系统使用说明,多次邀请开发企业的工作人员到校,手把手地培训各二级单位80余位系统管理员操作,仅在学校办公室内部就开展了5轮强化培训。工作专班还主动公开“咨询电话”,全天候地接受老师们关于系统的咨询和建议。

    三分建设,七分推广。新OA系统5月1日正式全面上线,推广使用又成了摆在工作专班面前的大难题。“我是校长,我带头用!”倪红卫以上率下,即使工作再忙,每天仍然坚持及时处理线上事务,并在全校各类大小会议上大力推介系统,有力带动了OA系统在全校范围的使用。

    OA系统自使用以来,性能流畅稳定,数据流、业务流有效运转,线上和线下工作顺畅衔接;系统功能进一步简化、优化,办文、办事、办会等功能均可线上运转,并形成了职责明确、高效通畅的运行管理机制。

    根据师生提出的建议,工作专班修改完善系统细节100余处,核心功能版块线上办事率达98%以上,如“用印审批”一项功能就实现事务办结1600余项,“合同签报”线上完成近400份,“发文拟文”线上完成近200份。

    “民有所呼、我有所应”。因为把群众身边小事当成头等大事,我校让“数据多跑路、教师少跑腿”的承诺变成了现实!

    新OA系统的使用不仅降低了日常办公的成本,改变了“书面报告漫天飞、签字用印跑断腿”的局面,更是打破了事务办理的时间、空间限制,给师生带来了实实在在的工作便利,有效提升了学校的管理效能。(学校办公室)






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